Kuidas vahetada registris juhatuse liikmeid?

Juhatuse liikmete või põhikirja vahetamine registris

Organisatsiooni juhatuse liikmete kustutamiseks registrikaardilt või sinna uute kandmiseks tuleb mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrile (n-ö äriregister, ehk asutusena maakohtu registriosakond) esitada avaldus, millele kirjutavad alla kõik uued juhatuse liikmed, kinnitades sellega oma nõusolekut vastutust kanda.

Avalduse saab esitada notari kaudu, kui juhatuse liige ei saa digiallkirja anda, aga enamasti just digiallkirjaga ettevotjaportaal.rik.ee, kus muutmiskande saab “Avalduse esitamine” nupu alt sisselogituna algatada ka valitud uus juhatuse liige, kel veel seos ühinguga puudub.

Tagasikutsutav või -astuv juhatuse liige ise ennast registrist kustutada ei saa, sest tal pole enam ühingu nimel õigus allkirja anda. Otsuse aluseks on üldkoosoleku protokoll ja selle kinnitab uus või allesjääv juhatuse liige.

Koos avaldusega tuleb registrile esitada kindlasti ka mainitud muudatuse alus, mis on tavaliselt üldkoosoleku protokoll (NÄIDIS) või volinike koosoleku oma neil, kel on põhikirjas volikogul (mõnel nõukogu) õigus juhatuse liikmeid valida. MTÜde seadus näeb ette, et alla kirjutavad protokollile koosoleku juhataja ning protokollija ning et protokolli lahutamatuks lisaks on koosolekul osalenute nimekiri igaühe allkirjaga. Ehk siis tuleb lisada kõik üldkoosolekul või volikogul osalenute allkirjad.

Oluline on teada, et register ei aktsepteeri skannitud protokolli-allkirjalehte, vaid neil peavad olema kas (sh kõigi osalenute) digiallkirjad või tuleb saata registrile paberil originaalid. Viimasel juhul saab avalduse siiski digitaalselt esitada, pääseb notaril käimisest ja tema tasudest ning maksta tuleb vaid pangalingi all riigilõiv 7 eurot. Kui MTÜ on väike ja üldkoosolekul osalenud suudavad digiallkirja anda, saab nimekirja ja protokolli digidoci konteinerina üles laadida.

Kui väljad täidetud, kinnitavad uued juhatuse liikmed avalduse oma digiallkirjaga ja edastavad selle ühe nupulevajutusega registrile. Muutmiskanne tehakse umbes viie tööpäevaga. Kui midagi läks nihu, nt jäi protokoll või allkirjaleht esitamata, teeb kohtu registriosakond puuduste kõrvaldamise määruse ja annab 30 päeva aega asjad korda teha. Kui panete protokolli või allkirjalehe posti, saab avaldusel vastava märke teha, sest muidu võite enne posti kohalejõudmist juba puuduste kõrvaldamise määruse saada.

Sihtasutustel käib kõik üldjoontes samamoodi, aga selle vahega, et ka nõukogu esimees peab kandeavaldusele alla kirjutama. Kuigi kandeavalduses nõukogu liikmete nimesid ei kuvata, saab sisseloginud nõukogu liige oma allkirja ikkagi lisada.

Samuti käib sarnaselt põhikirja muutmine – lae lihtsalt uus põhikirjafail õigesse kohta üles.

Registris fikseeritakse ka juhatuse liikmete volituste kestus ja ametiaja lõppemisel tuleb ka tagasivalimise järel registrile sellest teada anda. Kui inimesed ei muutu, siis pole tegu kandeavaldusega, vaid just nimelt teatamisega, mida keskmisel MTÜ-l on kõige lihtsam teha nii, et saadad koosoleku protokolli originaali koos osalenute allkirjalehega originaalidena maakohtu registriosakonnale, lisa vaid väike kaaskiri (pikendasime juhatuse volitusi selle ja selle kuupäevani), et ametnik ei peaks ise leiutama, miks talle need paberid saadeti.

Teine võimalus on muuta volituste lõpu kuupäevad Ettevõtjaportaalis, aga siis peavad nii koosoleku juhataja, protokollija kui kõik osalenud liikmed andma protokollile digiallkirja, mille sa laed konteinerina veebis üles, juhatuse liige annab lisaks avaldusele oma digiallkirja ja esitab avalduse registrile. Kui isikud kandes ei muutu, ei küsita ka riigilõivu. Kui mõni muutub, peab alla kirjutama ka uus juhatuse liige ja tasuma riigilõivu. Digiallkirjastatud dokumente e-posti teel register vastu ei võta!

Üksiti jälgi ka, et kui juba registriandmeid muudad, et seal ka kontaktandmed värsked oleks, eriti e-posti aadress.