Raamatupidamine ühendustes

Siit rubriigist leiate mõned vastused enamlevinud küsimustele ning näidisdokumente ja EASi abiga koostatud lepingute tüüpvorme. Raamatupidamise Toimkonna näpunäiteid MTÜdele ja SAdele leiab siit. Spetsiifilisemate küsimuste osas uurige nt Finance.ee või rmp.ee foorumeid.

Millised seadused on olulised?

MTÜ ja SA kohta käiv regulatsioon ei erine üldjoontes teistele juriidilistele isikutele kohaldatavatest regulatsioonidest – kõik Eestis kehtivad ja sinu organisatsiooni tegevusega kaasnevad maksud tuleb deklareerida ja maksta samamoodi, ravikindlustus kehtib üldistel alustel, samuti aruandluskord. Lisaks raamatupidamise seadusele (edaspidi RPS) ja tulu-, sotsiaal- ja käibemaksuseadusele jt tuleb järgida head raamatupidamistava, mis tähendab valitsuse poolt kehtestatud õigusaktides ja raamatupidamistoimkonna juhendites esitatud normide täitmist.

Hea tava ei ole siin moraalinormide kogum, vaid sisuliselt seaduse jõuga ja neid kutsutakse raamatupidamise toimkonna juhenditeks. Kodanikeühendustele on olulisemad RTJ 12 ja RTJ 14, millest esimene „Valitsusepoolne abi“ õpetab sihtfinantseerimise kajastamist raamatupidamisaruannetes ning teine MTÜde ning SAde spetsiifilisemaid arvestuspõhimõtteid. Vt www.easb.ee.

Milline peab raamatupidamine olema?

Raamatupidamise korraldamise aluseks tuleb igal ühendusel koostada oma raamatupidamise sise-eeskiri, mis kinnitatakse MTÜ või SA juhatuse poolt. Need peavad sisaldama kontoplaani, reguleerima majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist  raamatupidamisregistrites, vara liigitamise kriteeriume põhi- ja käibevaraks jm, vt täpsemat teavet RPS § 11.

Üldine kohustus on pidada arvestust, dokumenteerida kõik majandustehingud, kirjendada algdokumentide alusel (vt nõudeid altpoolt) kõiki majandustehinguid raamatupidamisregistrites, koostada ja esitada majandusaasta aruanded, säilitada kõik dokumendid seitse aastat. Täpsemat infot arvestusest saab RPS paragrahvidest 7, 8, 9 ja 12 ning aruandlusest seaduse kolmandast peatükist.

Panen siis tulud ja kulud ritta
ja hoian tšekid alles?

Ei, ka vabaühenduse raamatupidamine ei tohi olla vaid tulude-kulude loetelu nagu projektiaruanne, vaid mängus on aktiva-passiva ja deebet-kreedit. Seda kutsutakse tekkepõhiseks raamatupidamiseks, ehk tehinguid kajastatakse nende toimumise hetkel, sõltumata raha tegelikust laekumisest või tasumisest. Vaata mõisteid RPS § 3.

Vabaühendustele sobib üsna hästi riigi pakutav pea tasuta raamatupidamistarkvara e-arveldaja.

Kas tšekk võib olla käsitsi kirjutatud?

Põhimõtteliselt küll, kui seal on kõik vajalik info olemas. Seaduse mõistes on tegu „raamatupidamise algdokumendiga“, mil peab olema: dokumendi nimetus ja number, sisu kirjeldus, arvnäitajad (kogus, hind, summa), osapoolte nimed ja aadressid, raamatupidamiskohustuslase esindaja (isikud määratletud raamatupidamise siseeeskirjas) allkiri ja raamatupidamiskirjendi järjekorranumber (raamatupidamisregistri kande number).

Vastupidiselt levinud müüdile ei ole arvetele vaja müüja allkirja, vaid tehingu õigsuse kinnitab oma allkirjaga hoopis arve saaja. Põhjendamatu on nõuda arvet paberil, kui saajal on töötav printer. „Õigeks“ teeb arve ikka kogu nõutud info olemasolu ja see, et tehing on tegelikult toimunud. Lõppeks ei pea arveid ka paberil hoidma, vaid nt pdf failidena turvalises pilveteenuses.

Välismaale arvet esitades võidakse küll esitada lisanõudeid (nt pitsatijälg), mida Eestis laialdaselt ei kasutata, kuna sel pole ammu enam juriidilist jõudu.

Aga kes mind kontrollib?

MTÜ ja SA maksukäitumist jälgib Maksu- ja Tolliamet, majandusaasta aruanded esitatakse Ettevõtjaportaalis mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrile, kes need www.rik.ee kaudu avalikuks teeb.

Audit on kohustuslik vaid osadele sihtasutustele (Audiitortegevuse seaduse 7. peatükk), aga alates 15 000 eurosest tulude või varade mahust tuleb tellida audiitorilt sihtasutuse aastaaruande ülevaatus. Teatud tingimusil on auditikohustus kõikidel raamatupidamiskohustuslastel (samas § 91 ja 92).

MTÜdel on mõistlik kirjutada põhikirja sisekontrolli ehk revisjoni olemasolu. Revident või revisjonikomisjon peavad saama juhatuselt ligipääsu kõigile MTÜ dokumentidele!

Vaata ka sihtasutuste audiitorkontrolli teemalistest muudatustest alates 2010 aruannetele.

Mittetulundus tähendab, et tulu ei tohi teenida?

See on eksitav termin. Lähtuma peaks terminist „kasumitaotluseta“. Majandustegevuse kaudu tulu saamine ei tohi olla küll MTÜ eesmärgiks või põhitegevuseks, aga tulu teenida võib (nt teenuse või toodete müügist). Sihtasutus on reeglina loodudki vara valdamiseks ja kasutamiseks, sh selle kasvatamiseks, nii et tuluteenimine on seal MTÜst loomuomasem

Nn kasum, ehk tulem tuleb kajastada aruannetes ja seda ei saa äriühingute kombel omanikele jaotada, vaid see tuleb kasutada põhikirjaliste eesmärkide täitmiseks. Näiteks sotsiaalne ettevõtlus sellel põhinebki, et suurem osa tulust teenitakse ise, aga eesmärk pole ettevõtlusega kasu saamine, vaid teatud missiooni täitmine või probleemi lahendamine ühiskonnas. Vt tulu kajastamise kohta ka RTJ 10.

Kas oma tööd kompenseerida tohib?

Muidugi! Töö eest võib MTÜs ja SAs maksta väärilist ja võimetekohast palka, deklareerides selle igakuiselt vormil TSD ja tasudes ettenähtud maksud. Samuti võib hüvitada tööga seotud kulutused.

Kuidas on sõiduhüvitistega?

Ikka saab. Isiklike sõiduautode ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamise korda reguleerib valitsuse määrus, mille järgi võib maksta hüvitist töötajale ning juhatuse liikmele, aluseks tegevjuhi (juhatuse) otsus või korraldus (käskkiri), millele lisatakse sõiduki kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia.

Isikliku sõiduautona käsitletakse töötaja või juhatuse liikme kasutuses olevat sõiduautot, mis ei ole tööandja omanduses või valduses (vt määruse § 1). Arvestust pidamata enam 2014 septembrist maksuvaba hüvitist maksta ei saa, arvestuse (nt sõidupäeviku) pidamise korral (§ 4) võib iga tööandja maksuvabalt maksta kuni 30 eurosenti kilomeetri eest, kuid mitte üle 335 euro tööandja kohta. Reaalse kütusekulu võib alati ka lihtsalt tšeki alusel hüvitada mingite kilomeetritaksideta.

Kas päevaraha ka saab?

Töölähetusi koos päevarahaga saab vormistada käskkirja alusel üksnes töölepinguga töötajale ja juhtorgani liikmele ehk mitte töövõtu- ega käsunduslepinguga (sh vabatahtlik) inimesele. Lisaks isikutele spordiseaduse § 7 ning loovisikute ja loomeliitude seaduse alusel. Lähetuste korda reguleerib valitsuse määrus nr 110, 25.06.2009.

Eesti-siseselt maksuvaba päevaraha enam ei ole, välislähetustes on maksuvaba piirmäär esimesele 15 päevale (ja mitte üle 15 päeva kuus) 50 eurot päevas, iga järgnev päev 32 €. Mõnikord pole küll MTÜl sellist raha, kuid töötajal on õigus nõuda päevaraha vähemalt alammäära ulatuses (22.37 € päevas), mida võib vähendada kuni 70%, kui lähetuskohas on tagatud toitlustus.

Igal juhul saab nii riigisiseselt (min. 50 km kaugusel) kui välisriigis lähetusel olles kompenseerida kõiksugused transpordi, kindlustuste ja majutusega seonduvad kulutused, kuid alati peab aluseks olema arve, tšekk või pilet ehk kuludokument. Majutuskulude hüvitamisel 2012. aastast enam piirmääri pole, ehk kõik kulud on maksuvabad.

Hüvitada saab ka igapäevase tööga seotud transpordikulusid pileti või kütusetšeki põhjal reaalsetele kulutustele vastavalt, nt vabatahtlikele või üritustel osalejatele. Vabatahtlike staatus ei ole aga seaduses määratletud ning ühest küljest on kasulikum sõlmida nendega nt töövõtu- või käsundusleping, kuid teisalt võib siis tekkida mõnelt kululiigilt (toitlustamine) hoopis erisoodustusmaks. Küsi konkreetse juhtumiga seoses nõu oma maksuhaldurilt või maakondlikust arenduskeskusest.

Lähetatava toidutšekke maksuvabalt hüvitada ei saa, riigisiseselt tuleb lõunat süüa oma rahakoti peal ja välislähetuses on selleks mõeldud päevaraha.

Vt täpsemalt

Kuidas telefonikõnesid hüvitada?

Kui mobiilinumber pole just organisatsiooni nimel, on maksude seisukohast kõige riskivabam vaid töökõnede märkimine väljavõttel ja nende hüvitamine. Mugavamad võivad töötajaga sätestada lepingus ka igakuise hüvitatava summa. Igal juhul tuleb raamatupidamisse anda oma mobiiliarve, kuna see on kulude hüvitamisel alusdokument.

Kas ma stipendiume saan maksta?

Saad, aga maksuvabalt ainult siis, kui su organisatsioon kuulub tulumaksusoodustusega ühenduste nimekirja, stipendiumi iseloom vastab TuMS § 19 kehtestatud nõuetele ja korraldatud on avalik konkurss. Tulumaksusoodustusest vaata lähemalt rubriigist www.ngo.ee/maksud. Stippide maksmine põhikirjas enam märgitud ei pea olema.

Mis need erisoodustused olidki?

Erisoodustused on niisugused töötajale antud või tema heaks tehtud kulutused, mis pole töötasu, vaid käsitletav rahaliselt hinnatava soodustusena. Selliseid asju maksustab riik karmilt. Näiteks eluasemekulude katmine (eluase vs hotell), tööandjale kuuluva auto soodsalt või tasuta kasutada andmine, üle piirmäärade päevarahade maksmine, oma töötajate ja juhtorgani liikmete toitlustamine jms.

Selliseid kulutusi on odavam mitte teha, aga kui ei pääse või soovid neid siiski teha, tuleb erisoodustused deklareerida TSD vormil ning tasuda tulu- ja sotsiaalmaks, mille tulemusena algne kulu pea kahekordistub. Maksudest lähemalt järgmises rubriigis.

MTÜ raamatupidamise sise-eeskiri

Siit leiate erinevad lepingunäidised, mis on vabaks kasutamiseks, kuid võivad seadusemuudatuste järel olla vananenud: