VANA Kaasamise hea tava
SELGUS KAASAMISE EESMÄRGIS
1 Sõnastame selgelt ja lühidalt kaasamise lähteülesande, oodatava tulemuse ning konsulteerimise ja otsuste prognoositavad mõjud
1.1 Kaasamise lähteülesanne on lahti seletatud lihtsalt ja arusaadavalt, vältides liigset tehnilist ja juriidilist terminoloogiat.
1.2 Lähteülesandes väljendatakse selgeid ootusi kaasatavate osapoolte ning nendelt saadava tagasiside suhtes.
1.3 Lähteülesandes analüüsitakse kaasamise lõpptulemuse saavutamise alternatiivseid lahendusi lähtuvalt kaasatavate osapoolte põhitegevusest, seadusandlusest jt seotud valdkondadest.
1.4 Mõjude analüüsi valmistab ette strateegilise dokumendi eelnõu väljatöötamise algataja. Sõltuvalt strateegilisest dokumendist, mille suhtes konsulteeritakse otsustatakse mõjude analüüsi vorm ning maht.
KAASATAVAD OSAPOOLED
2 Määrame kindlaks kaasatavad osapooled, kellega konsulteeritakse antud valdkonnas ning arvestame nende soove, vajadusi ja eripärasid
2.1 Kaasamist algatav asutus/ühendus korraldab huvirühmade registreerimise, et tagada kõigi mõjutatud osapoolte teavitamine strateegilise dokumendi väljatöötamise ja/või konsulteerimise algatamisest. Kaasatavaks osapooleks olemine ei eelda äri- või mõne muu registrikoodi omamist.
2.2 Kaasatavate osapoolte määramisel arvestatakse registreerunud huvirühmadega, selgitatakse välja võimalikud täiendavad huvirühmad, kasutades erinevaid allikaid, ning otsusest mõjutatavad osapooled. Täpsustatakse nende esindajad ja valdkonnatundmine. Selle alusel tekib kaasatavate osapoolte nimekiri. Lähteülesandest lähtuvalt valitakse kaasatavad osapooled – laiem avalikkus, huvirühmad, mõjutatud osapooled vm. Piiritleda ja selgitada tuleb kaasatavate osapoolte õigusi, vastutust ja protsessi puudutavaid piiranguid (näit. Euroopa Liidu õigusaktidest vm asjaoludest tulenev).
KAASAMINE VARASES ETAPIS
3 Konsulteerimiseks ja osalemiseks kaasame osapooled eelnõu väljatöötamisele võimalikult vara ja kogu protsessi vältel
3.1 Konsulteerimine ja osalemine algatatakse eelnõu väljatöötamise võimalikult varajases staadiumis. Sellele võiks eelneda informeerimine või konsulteerimine mitteametlikus vormis. See annab osapooltele ettekujutuse valdkonnaga seonduvatest probleemidest.
3.2 Kaasatavate osapoolte osalemise strateegilise dokumendi eelnõu väljatöötamise töögrupi töös otsustab eelnõu väljatöötamise algataja, võttes arvesse spetsiifilisi vajadusi ja võimalusi.
3.3 Konsulteerimise algatamisel selgitatakse eelnõu tausta, edasist tegevust saadava tagasisidega ning konsulteerimisel oleva otsuse eelnõuga.
3.4 Konsulteerimise kestus on üldjuhul minimaalselt 4 nädalat.
3.5 Määratakse kindlaks erandjuhud, mille puhul võib konsulteerimise kestust lühendada (nt Euroopa Liidu õigusakti või rahvusvahelistest lepetest tulenevate kohustuste puhul).
3.6 Konsulteerimise kestust võib lühendada ka juhul, kui sama otsuse eelnõu puhul on varem konsulteeritud ja/või konsulteeritava materjali ettevalmistamise lõpp-perioodil oodatakse seisukohta vaid mõne üksiku muudatuse kohta.
3.7 Konsulteerimise kestust tuleb pikendada väga mahuka ja kaaluka otsuse eelnõu puhul, samuti seoses riigipühade ja puhkustega.
ÜKSIKASJALIK KAASAMISE KAVA
4 Kavandame kaasamise kava võimalikult üksikasjalikult
4.1 Soovitatav on koostada kaasamise kava. Selle detailsus sõltub strateegilise dokumendi eelnõu mahukusest. Kaasamise kava ja selle etappide kavandamisel pannakse paika kaasamise osalised ja etapid – koordineeriv asutus/ühendus ning koordinaator, konsulteerimise algus, kestus, lõpptähtaeg, kaasamise vorm (informeerimine, konsulteerimine, osalus), meetodid (kirjalik, veebipõhine, seminar, töögrupp, avalik kuulamine, foorum jm), infokanalid, vahekokkuvõte ja lõpptulemuse hindamine.
4.2 Valitud kaasamise vorm on vastavuses otsuse eelnõu sisu, otsuste potentsiaalsete mõjude, kaasatavate osapoolte vajaduste, võimaluste ja muude tingimustega.
4.3 Eelnõu algataja määrab kaasamist juhtiva koordinaatori, kelle kontaktandmed avalikustatakse strateegilise dokumendi eelnõu väljatöötamise algatamisel.
4.4 Vajaduse korral nõustab koordinaator kaasatavaid osapooli, analüüsib konsulteerimise käiku ning teeb sellest kokkuvõtteid.
LADUS KOMMUNIKATSIOON
5 Tagame avalikkuse, huvirühmade ja strateegilisest dokumendist võimalike mõjutatavate teavitamise
5.1 Valdkond, mille suhtes konsulteeritakse, ja sellega seonduv teave tehakse avalikuks. Sealjuures arvestatakse osapoolte infole ligipääsemise võimalusi. Kaasamisega seotud dokumentatsioon või viited sellele on alates kaasamise algatamisest avalik nii elektrooniliste infokanalite, kuid vajadusel ka alternatiivsete infokanalite (raamatukogud, kodanikeühendused, kohalikud omavalitsused, infopunktid jm) vahendusel. Avalikkust teavitatakse ka massimeedia kaudu.
5.2 Viited kaasamisega seotud dokumentatsioonile internetis on lihtsalt leitavad ja ligipääsetavad. Eelistatavalt on dokumentatsioon interneti vahendusel kättesaadav strateegilise dokumendi eelnõu väljatöötamise algatanud asutuse/ühenduse veebilehel.
5.3 Muukeelset elanikkonda puudutavate otsuse eelnõude puhul kaalutakse kaasamist puudutava teabe ka teistes keeltes avaldamise vajadust ja võimalusi. Tõlkimine riigikeelest võõrkeelde ja vastupidi on soovitatav oluliste strateegiliste dokumentide eelnõude puhul (näit. EL õigusaktid).
VAHEKOKKUVÕTE KAASAMISE KÄIGUST
6 Teeme vajadusel vahekokkuvõtte kaasamise käigus saadud tagasisidest, korrigeerime protsessi üksikasju ning teavitame osapooli vahekokkuvõttest
6.1 Vahekokkuvõtte tegemise ja tagasiside analüüsimise eesmärk on jälgida, kas protsess kulgeb tõrgeteta ja eesmärgipäraselt. Vahekokkuvõte on vajalik asutuse/ühenduse juhtkonna ja kaasatavate osapoolte teavitamiseks kaasamise käigust ja/või koordineerivale üksusele saabunud tagasiside analüüsimiseks.
6.2 Vahekokkuvõte võib olla suulise ettekande, lühivormis kirjaliku teavituse, kirjaliku analüüsi, protokollilise otsuse, alternatiivide kaardistamise vms vormis.
6.3 Vahekokkuvõtte tegemine ja selle kättesaadavuse tagamine fikseeritakse kaasamise kavas või lepitakse kokku tööprotsessi käigus osapoolte vahel. Vahekokkuvõte tehakse üldjuhul kättesaadavaks ka kaasatud osapooltele.
6.4 Vahekokkuvõttest lähtuvalt otsustatakse, kas on vaja rakendada täiendavaid kaasamisvorme või -meetodeid, kutsuda osalema eksperte või laiendada kaasatud osapoolte ringi.
6.5 Vahekokkuvõttest antakse kaasatavatele osapooltele tagasisidet võrdsetel alustel. Kui vahekokkuvõttes on strateegilise dokumendi väljatöötamise edasise kava suhtes langetatud olulisi otsuseid, siis teavitatakse sellest kõiki osapooli.
TULEMUSEST TEAVITAMINE
7 Teavitame kaasatud osapooli kaasamise tulemusest
7.1 Kõik osapooled saavad kaasamise algatajalt koondvastuse, milles sisalduvad kõik esitatud, nii aktsepteeritud kui ka tagasilükatud ettepanekud. Ettepanekute tagasilükkamist põhjendatakse.
7.2 Koondvastus edastatakse kaasatud osapooltele hiljemalt 30 päeva jooksul pärast konsulteerimise lõppemist.
7.3 Koondvastus tehakse kättesaadavaks nii paberkandjal, kui ka interneti vahendusel kas täistekstina ja/või viidetena täistekstile. Vajadusel teavitatakse koondvastusest massimeedia vahendusel.
KAASAMISE JA TULEMUSE HINDAMINE
8 Hindame kaasamist ja selle tulemuse rakendatavust
8.1 Kaasamist ja selle tulemust hindavad nii kaasamise algatajad kui ka kaasatud osapooled. Kaasamise algatajad küsivad tagasisidet kaasatud osapooltelt protsessi ja tulemuse hindamiseks.
8.2 Protsessi puhul analüüsitakse kaasamise lähteülesande täitmist; kasutatud kaasamisvormide ja -meetodite tulemuslikkust, osapoolte motiveeritust osaleda; administratiivse töö toimimist; tagasiside andmise toimimist, sihtrühmade rahuolu kaasamisega jne.
8.3 Tulemuse puhul analüüsitakse kaasamise tulemuse vastavust seatud lähteülesandele; alternatiividega arvestamist; tulemuse rakendatavust konsulteerimisel olnud teema edasisel arendamisel jne.
8.4 Hindamise tulemustega arvestatakse järgmiste kaasamisprotsesside kavandamisel ja läbiviimisel.
Heas tavas esinevad mõisted
Kaasamine:
- Ühenduse tegevus, mille sihiks on oma liikmeskonda, sihtrühma või tagalat; oma eesmärkide teostamisel ja nende üle otsustamisel paremini rakendada ja aktiveerida.
- Avaliku võimu tegevus, mille sihiks on anda kodanikele või neid esindavatele ühendustele võimalus osaleda neid mõjutatavate otsuste tegemisel.
Huvirühmad – ka survegrupid, on liikmete ühiste huvide (kas era- või avalike huvide) edendamiseks loodud ühendused, katusorganisatsioonid, liikumised või võrgustikud, mis püüavad avaldada avalikule võimule survet selleks, et mõjutada neid puudutavaid otsuseid.
Kaasamise kava – huvigruppide konkreetse strateegilise dokumendi eelnõu väljatöötamisele kaasamise protsessi kirjeldus, kuhu on märgitud kaasamise eesmärk, tegevused, vastutajad ning tähtajad.
Kaasamise koordinaator – avaliku võimu asutuse poolt määratud ametnik, kes kureerib kogu kaasamisprotsessi.
Kaasatavad osapooled – kaasamis- ja otsustusprotsessis osalevad huvirühmad, asutuste/ühenduste esindajad, avalikkus jt.
Kaasamise vormid:
- Informeerimine, mille käigus antakse teada plaanitavatest otsustest ja/või õigusaktidest ning tehakse kättesaadavaks strateegiliste dokumentide eelnõud.
- Konsulteerimine, mille käigus küsitakse selleks huvi avaldanud huvirühmadelt ja avalikkuse esindajatelt arvamusi ja ettepanekuid.
- Osalus, mis on võimalus osaleda strateegilise dokumendi eelnõu väljatöötamise töögrupi töös algataja kutsel.
Partnerlus on kahe või mitme ühenduse või asutuse pidev koostöö, mille eesmärk on kindlustada vastastikune kaasamine strateegiliste dokumentide väljatöötamisele ja muusse tegevusse.
