Kuidas vahetada registris juhatuse liikmeid?

Juhatuse liikmete või põhikirja vahetamine registris

Organisatsiooni juhatuse liikmete kustutamiseks registrikaardilt või sinna uute kandmiseks tuleb mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrile (n-ö äriregister, ehk asutusena maakohtu registriosakond) esitada avaldus, millele kirjutavad alla kõik uued juhatuse liikmed, kinnitades sellega oma nõusolekut vastutust kanda.

Avalduse saab esitada notari kaudu, kui juhatuse liige ei saa digiallkirja anda, aga enamasti just digiallkirjaga ettevotjaportaal.rik.ee, kus muutmiskande saab “Avalduse esitamine” nupu alt sisselogituna algatada ka valitud uus juhatuse liige, kel veel seos ühinguga puudub.

Tagasikutsutav või -astuv juhatuse liige ise ennast registrist kustutada ei saa, sest tal pole enam ühingu nimel õigus allkirja anda. Otsuse aluseks on enamasti üldkoosoleku protokoll ja selle kinnitab uus või allesjääv juhatuse liige.

Koos avaldusega tuleb registrile esitada kindlasti ka mainitud muudatuse alus, mis on tavaliselt üldkoosoleku protokoll (NÄIDIS) või volinike koosoleku oma neil, kel on põhikirjas volikogul (mõnel nõukogu) õigus juhatuse liikmeid valida. MTÜde seadus näeb ette, et alla kirjutavad protokollile koosoleku juhataja ning protokollija ja protokolli lahutamatuks lisaks on koosolekul osalenute nimekirja ärakiri – koopia, foto, skann. Ehk siis tuleb lisada kõigi koosolekul osalenute nimekiri, ja nende allkirjad, kes olid füüsiliselt kohal. Virtuaalselt osalenute allkirju enam vaja pole.

Ilma üldkoosoleku protokollita on juhatuse liikme kustutamine registrikaardilt võimalik teatud tingimustel (MTÜS § 82), kui juhatusse jääb alles nõutud miinimum arv liikmeid. Siis on aluseks nt inimese tagasiastumise avaldus ning tõend, et ta on selle end valinuile ehk liikmetele saatnud.

Kui väljad täidetud, kinnitavad uued juhatuse liikmed avalduse oma digiallkirjaga ja edastavad selle ühe nupulevajutusega registrile. Muutmiskanne tehakse umbes viie tööpäevaga. Kui midagi läks nihu, teeb kohtu registriosakond puuduste kõrvaldamise määruse ja annab 30 päeva aega asjad korda teha.

Sihtasutustel käib kõik üldjoontes samamoodi, aga selle vahega, et ka nõukogu esimees peab juhatust muutvale kandeavaldusele alla kirjutama. Kuigi kandeavalduses nõukogu liikmete nimesid ei kuvata, saab sisseloginud nõukogu liige oma allkirja ikkagi lisada.

Samuti käib sarnaselt põhikirja muutmine – lae lihtsalt uus põhikirjafail õigesse kohta üles.

Registris fikseeritakse ka juhatuse liikmete volituste kestus ja ametiaja lõppemisel tuleb ka tagasivalimise järel registrile sellest teada anda. Kui inimesed ei muutu, siis pole tegu kandeavaldusega, vaid just nimelt teatamisega, mida keskmisel MTÜ-l on kõige lihtsam teha nii, et saadad koosoleku protokolli koos lisadega maakohtu registriosakonnale, lisa vaid väike kaaskiri (pikendasime juhatuse volitusi selle ja selle kuupäevani), et ametnik ei peaks ise leiutama, miks talle need paberid saadeti.

Teine võimalus on muuta volituste lõpu kuupäevad Ettevõtjaportaalis, kuhu laed allkirjastatud protokolli koos osalenute nimekirjaga üles.

Üksiti jälgi ka, et kui juba registriandmeid muudad, et seal ka kontaktandmed värsked oleks, eriti e-posti aadress.