Aruanded ja deklaratsioonid
Majandusaasta aruanne
Majandusaasta pikkus on 12 kuud, asutamisel või lõpetamisel võib olla ka lühem, aga mitte pikem kui 18 kuud. See tähendab, et alates juulist asutatud organisatsioon võib esimese aastaaruande esitada alles ülejärgmisel aastal. Aruanne tuleb esitada hiljemalt kuus kuud pärast majandusaasta lõppu (ka siis, kui tegevust ei ole).
Majandusaasta aruandesse kuuluvad:
– tegevusaruanne, kus antakse ülevaade majandusaasta olulistest sündmustest (RPS § 24), kogu organisatsiooni tegevustest, eesmärkidest, õnnestumistest ja plaanidest. Rahastajad hindavad tegevusaruande põhjal organisatsiooni suutlikkust.
– raamatupidamise aruanne, mis annab täpse pildi finantsseisundist ja sisaldab bilanssi, tulemiaruannet, rahavoogude ja netovara muutuste aruannet ja aruannete lisasid.
– MTÜl revisjonikomisjoni otsus (ei pea registrile esitama) või audiitori aruanne, kui see on mõne seadusega või põhikirjas nõutud. Registrile revisjoni arvamust esitama ei pea, audiitorile tuleb aga ligipääs anda ja tema kinnitab Ettevõtjaportaalis enda aruande samuti digiallkirjaga.
Audit on kohustuslik vaid osadele sihtasutustele (Audiitortegevuse seaduse 7. peatükk), aga alates 15 000 eurosest tulude või varade mahust tuleb tellida kõigil audiitorilt sihtasutuse aastaaruande ülevaatus. Teatud tingimusil on auditikohustus kõikidel raamatupidamiskohustuslastel (samas § 91 ja 92).
MTÜ majandusaasta aruande allkirjastavad kõik juhatuse liikmed (RPS § 25), selle kinnitab üldkoosolek. SA majandusaasta aruande allkirjastavad nii juhatuse kui nõukogu liikmed.
2010. aastast esitavad ka MTÜd oma aruanded elektrooniliselt MTÜde ja SAde registrile (nn äriregister). Loe lähemalt www.rik.ee. Kui aruanne jääb tähtajaks esitamata, võib registrit pidav kohus saata hoiatuse ja/või trahvida organisatsiooni või iga juhatuse liiget (320 – 3200 €) ja kui ühing või võlausaldajad ei reageeri, kustutab kohus organisatsiooni lihtsalt registrist likvideerimismenetluseta ära.
Dokumendihaldus
Raamatupidamise seadus kohustab nii algdokumente, olulisemaid lepinguid kui sise-eeskirja säilitama seitse aastat, mõni (euro)rahastaja võib nõuda säilitamist veel kauem. Kohustuse täitmise eest vastutab juhatus, kui organisatsioon lõpetatakse, märgitakse registrisse dokumentide asukoht.
Kogu nn paberimajandust (arved, lepingud, aruanded jne) võib hoida ka elektrooniliselt, aga dokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada!
Ja lõpuks – kõik raamatupidamise korraldusse, dokumendihaldusse ja aruandlusse puutuv on juhatuse liikmete solidaarsel vastutusel ja kuna MTÜs ega SAs pole omanikke ega vahel varagi, vastutab iga juhatuse liige kolleegide tehtud vigade eest kogu oma varaga. Seetõttu on suuremates MTÜdes mõistlik sõlmida juhatuse liikmetega ka õigusi ja kohustusi fikseerivad lepingud, seda ka juhul, kui nad selle töö eest tasu ei saa.
Statistikaameti aruanded
Igal organisatsioonil ei ole kohustust täita Statistikaameti aruandeid, küll aga neil, kes on selleks välja valitud. Alates 2006. aasta veebruarist rakendas Statistikaamet veebipõhise aruannete esitamise keskkonna eSTAT. See on innovatiivne vahend, mis juurutatud just ettevõtete paremaks teenindamiseks. Andmetöötluse protsess muutub kiiremaks ja andmed jõuavad kiiremini avalikkuse ette.
Et eSTATi on valitud suurema esitajate arvuga aruanded, siis on liitumisvõimalus enam kui pooltel aruandekohuslastest, keda Statistikaamet on eSTATi kasutamise võimalusest kirja teel teavitanud.
