Päevik koosolekureformist: Aeg kaob, jutud jäävad … rääkimata

Maris Jõgeva 15. detsember 2015

Foto: Alari Rammo

EMSLi juhataja MARIS JÕGEVA päevik sellest, kuidas ta pikale venivaid koosolekuid 60 minutisse mahutama hakkas.

Pole midagi hirmsamat kui veniv koosolek, kus sa olema pead, kuid parema meelega ei oleks. Aga kui kokkusaamised ka halvasti välja kukuvad, on neil enamasti oluline mõte – vahetada infot, koos tekitada uusi ideid, jagada muresid ja mõlgutusi ning saada küsimustele vastused. Kurtmist, kuidas info kohe üldse ei liigu, kõlab ju päris sagedasti.

EMSLi tööd on seganud see, et nädala alguse infokoosolekuid ei saa kuidagi tunniga peetud. Võtsin eesmärgiks mahutada esmaspäevased kokkusaamised 60 minutisse ning siin on mu muutuse päevik.

2. november, esmaspäev

Alustame! Kõik teavad, et tänasest on selge siht: mitte ükski me koosolekutest ei kesta enam kui 60 minutit! Tutvustan uut töötajat ja oma töövarju ning räägin, mis plaanis – teeme ringi peale kogu meeskonnale, et uued saaks aimu me tööst ning samas ise tiimiga peegeldada, kuidas igaühel parajasti läheb. Küllaltki mehaaniliselt jagab igaüks kahe-kolme lausega, mis tal teoksil. Kas pole ma kunagi ühes riigiasutuses töötanud, kus käis samamoodi – järjekorras kõik midagi rääkisid ja rääkimine oli tähtis, sest see näitas, et sa tegid tööd? Aga kui laused ei vii edasi, teistes mingitki reaktsiooni ei tekita … Vaatan ise pidevalt ja isegi piinlikult kella ja samamoodi teevad kõik teised.

Tunniga saime hakkama, kuid tunne ei ole pärast üldse hea. Tahaksin kirge ja energiat, vaidlusest tekkivat tõde, innovaatilisi ideid, et ka seda nappi aega üldse mitte tühja raisata. Pidades 60 minutit pühaks, ei raatsinud ma aga esimesel katsetusel kulutada piisavalt aega sellele, et rääkida ka teistele, millist muutust ootan.

Hiljem samal nädalal olen koolitusel, kus mh teemaks “Surm läbi koosolekute ja kuidas seda vältida”. Tuletab see meelde, et igal kokkusaamisel olgu oma žanr, mis on läbi räägitud, ning struktuuri mitteaustamine ei tohi olla lubatud. See on võimalik, mõtlen, enesekindlus kasvab ja tekib tahtmine kohe uuesti proovida.

6. november, reede

Kõik teavad, et asi on ettevalmistuses. Millistel teemadel ma arutelu ootan? Kas kellegagi saaks juba enne kokku leppida, et ta oma tööst killukest jagaks, nagu päriselt ja sisuliselt? Mis on see, mida ma ise pean vajalikuks jagada? Pean saama lahti ka kihust kella vaadata. Aeg on küll tähtis, aga igasuguse süütundeta ohverdan selle sisule.

9. november, esmaspäev

Ma pole tõepoolest varem märganud, kuidas pooled silmad e-kirju jälgivad ja pooled sõrmed midagi klaviatuuril kribavad, samal ajal kui üks kolleegidest proovib püüdlikult ülejäänud meeskonda kaasa mõtlema saada. Reageerin ja näen kohkumisi. Kõik ekraanid lõpuni ei sulgugi, vaid jäävad veidi irvakile – vist selleks, et võimalusel piiluda. Loomulikult pean omagi ekraani eeskujulikult kokku lükkama … mistõttu pole mul enam hoolega ettevalmistatud märkmeid.

Lõpetame 3 minutit üle aja, kuid kui aus olla, venis alguski. Tunne on hea, sest arutelu oli huvitav, saime paar head mõtet ja sündisid mõned uued kokkulepped. Panen küll tähele, et kõik me meeskonnast arutelus ei osalenud, st ei toonud ise teemat lauale või reageerinud teiste jutule, aga las ta olla – kes sellest 60 minutist midagi kasulikku ei saanud, selle oma viga. Lõpuks ei peagi ütlema, kui midagi öelda ei ole.

10. november, teisipäev

Vahelduseks üks ajurünnak. Mõistan aina enam, kui lihtne on osaleda ja kui keeruline kaasata. Kuivõrd pean ma isiklikult südamesse võtma, kui arutelust ei sünni tulemust? Kas katkestada mõttevahetus, kui näib, et sellest ei tõuse tulu ja see viib tagasi sinna, kust sai alustatud? Kas tähtsam on see, et inimesed saavad kõik kaasa rääkida, või tuleks kutsuda vaid need, kes päriselt ka kaasa töötavad? Ja näed, nii kui koosolek venib pikemaks, hakkavad inimesed vaikselt laiali minema. Eriti tobe, kui ma siia nüüd päris üksi jään.

17. november, teisipäev

Selleks nädalakoosolekuks pidin harjumuseks saanud esmaspäevast koosolekuaega muutma, aga andsin sellest aegsasti tiimile teada. Saatsin ka meeldetuletuse ja küsisin, kas on teemasid, mida soov tõstatada, et selleks aega plaanida, ja teiseks nii ju kogu seltskonnal hea häälestuda. Keegi ei kaasunud ning panin tunni-plaani enda tahtmiste järgi paika.

Valmistasin ette punktid, mida tahtsin ise teistega jagada, mida küsida. Delegeerisin koosolekust kokkuvõtte tegemise ülesande. Tuletasin meelde, et ekraanid jäävad kinni. Kõik tundus imeliselt lihtne.

Kuna peale vahetute teadete midagi pikemat rääkida ei ole, olen kindel, et saame koosoleku osaga hakkama lausa 40 minutiga ning alustangi hoopis “harjutusega”, mille viimaselt koolituselt kaasa sain. Vaatame, kas kõik me meeskonnast näevad tiimi toimimise mustreid ühtmoodi. Muidugi tean, kui kiire kõigil on ning et selline arutelu on formaadiväline. Aga meil on seda väga vaja, sest tõenäoliselt sõltub ka koosoleku sisu ja osalus selles sellest, milline on meeskonna- ja vastastikune tunnetus. Hiljem jõuame vabalt kiire infovahetuse ringi korraldada.

Ilmselge möödapanek! Mu mõtteharjutus võtab koos aruteluga aega poole rohkem plaanitust. Loomulikult ei ole see mahavisatud aeg, vähemalt minu jaoks. Kui aega on jäänud vaid 10 minutit, hakkavad ükshaaval lauale hiilima uued teemad, nõu küsimised ja mõttearendused.

Meil on läinud juba enam kui 10 minutit kokkulepitust pikemalt. Võiks ju lihtsalt lõpetada, leppida uue aja kokku? Ei, ma ei saa jätta neid punkte, milleks koosolek ju päriselt mõeldud. Keegi küll midagi ei ütle, kuid pinget on tunda. Mõned tahavad kindlasti juba minna. Koosolekuruumi tuleb uus seltskond ja oleme sunnitud mujale kolima. Proovin kiiresti ja püsti seistes kõik vajaliku üle käia. Õnneks on mul punktid ette kirjutatud. Seekord paberile.

Veel üks avastus – jube hea on püstijalu arutelu juhtida. Kuidagi iseenesest muutub jutt konkreetsemaks, katkestan endalegi ootamatult algavad heietused. Tõenäoliselt on põhjus samas, miks mulle ei meeldi istudes ka koolitada, arutelusid juhtida. Samas koosolekuid püstijalu pidades peaksid siis ka teised püsti seisma, muidu oleks vist veider.

Ma ei suuda harjuda koosoleku juhtimisega selliselt, et Skype’i kaudu ühenduses olev töökaaslane saaks kogu koosoleku vältel olla võrdselt “kohal”. Siin tuleks midagi ette võtta.

19. november, neljapäev

Võib-olla teiste jaoks ei olegi probleemi? Ma ei saa koosolekut muuta tempokamaks, mõttevahetust intensiivsemaks, info jagamist ja arutelu võrdsemaks, kui teised selle järele vajadust ei tunneta.

Kuna EMSL töötab seal, kus ta inimesed just parasjagu on, saadan kontorilisti kirja, milles palun esmaspäevaseks koosolekuks valmistuda. Millised on kuni kolm olulisemat õppetundi või tähelepanekut eelmisest nädalast? Millist infot pead vajalikuks uuest nädalast teistega jagada? Tuletan meelde, et mulle meeldiks, kui saaksime oma jutuajamised konkreetsemaks – esitada võimalikult palju infot lause-paariga, eelistatult ettepaneku, küsimuse või infokilluna.

23. november, esmaspäev

Päeviku viimase koosoleku lõpetame eeskujulikult tunniga, kuid soovist jagamist väärivat esitada ja infot küsida konkreetsete lühikeste sõnumitena ei suutnud ma ka ise täielikult kinni pidada. Meil kulub 40 minutit esimesele tõstatatud teemale – ju oli siis vaja ka rääkida ja võib-olla on see ka okei.

Hea Kodaniku talvenumbri kõik lood leiad siit.

Mida ma õppisin?

Tegelikult ei ole me koosolekutel häda midagi. Tõenäoliselt tekib äng hoopis ebamäärastest või liiga suurtest ootustest ning omavahel on vaja rääkida läbi, milleks üldse iga kokkusaamine on ja millist panust üksteiselt ootame.

Mis on mu jaoks tähtsaim õppetund – aeg on tähtis, kuid mitte esmane: mu enda seatud eesmärk saada koosolek lühemaks osutus valeks ja moondus kiiresti eesmärgiks saada koosveedetud tund tummisemaks.
Kolmandaks, loomulikult üksi muutust ei loo, vähemalt mitte siis, kui muutus puudutab otsapidi ka teisi. Neljandaks, jube lihtne on minna kergema vastupanu teed ning hoolimata enesele antud muutmislubadustest lasta mugavatel harjumustel end vanasse rappa tagasi tõmmata.

Me projekt pole selle nelja nädalaga lõppe- nud, sest katsetame järgmisest nädalast veel üht uut võimalust harjumuste muutmiseks: kindlasti raputab kinnistunud harjumusi rotatsioon juhtimises.

Päevik koosolekureformist: Aeg kaob, jutud jäävad … rääkimata

Viimased artiklid:

Viimased uudised:

Mida ma õppisin?

Kodanikuruum

Vabaühenduste Liit