Sügisene finantskontroll: 10 asja, mida iga MTÜ peaks üle vaatama

Pärast suvepuhkusi vaadatakse üle jooksva aasta kulud ning hakatakse kavandama uusi tegevusi, projekte ja järgmise aasta eelarvet. Just nüüd on hea hetk vaadata kriitilise pilguga üle ka ühingu rahaasjad – kuidas need on korraldatud, kes vastutavad ja kellel on ligipääs finantsandmetele. Aastatega tekib harjumus usaldada olemasolevaid protsesse ja inimesi. Kuid enamik finantsriske ei teki pahatahtlikkusest, vaid tähelepanematusest, aegunud kokkulepetest või sellest, et olulisi kontrolle pole kunagi teadlikult sisse seatud. Seega on mõistlik võtta juhatusel koos projektijuhtide ja raamatupidajaga aeg ning mõtestada läbi võimalikud riskid.

Viimaste aastate jooksul on mitmed organisatsioonid puutunud kokku olukordadega, kus rahakasutuse üle tekkisid kahtlused mitte pahatahtlikkuse, vaid puudulike kokkulepete, ebapiisava dokumenteerimise või liiga suure usalduse tõttu. Sageli on mainekahju sellistes olukordades suurem kui rahaline kahju ise.

Panime kokku 10 küsimust, mis ei eelda audiitori teadmisi. Piisab sellest, kui juhatus ja teised rahaga tegelevad inimesed suudavad iga punkti puhul ausalt vastata: kas me teame, kuidas see meie ühingus tegelikult korraldatud on? Kui mõne küsimuse juures jääb vastus kahtlevaks, on see juba märk, et vaja on teema üle vaadata ja leppida kokku selgemad protsessid.

1. Kas meie raamatupidamise reeglid ja nende järgimine on tegelikult ajakohane?

Kui raamatupidamise sise-eeskirjad on koostatud aastaid tagasi, vaadake need üle. Kas need vastavad tänastele seadustele, tegelikule töökorraldusele ja digilahendustele, mida igapäevaselt kasutate (nt e-arved, raamatupidamistarkvara, pilvekaustad)? Kas pangakontode, raamatupidamistarkvara, e-arvelduskeskkondade ja pilvekaustade kasutajaõigused on ajakohased? Kas ligipääsud on eemaldatud inimestelt, kes enam ühingus ei tegutse?

2. Kas ühingu raha ja isiklikud kulud on alati selgelt eristatavad?

Ühingu pangakonto ega kassa ei ole isiklik rahakott. Iga tehing peab olema otse seotud MTÜ eesmärkidega ning dokumenteeritud nii selgelt, et ka aastate pärast ei tekiks küsimusi. Eriti oluline on see kulude hüvitamisel juhatuse liikmetele ja vabatahtlikele.

3. Kas me jälgime eelarvet aasta jooksul või alles aruannet koostades?

Eelarve ei tohiks olla vaid ühekordne dokument aasta alguses. Vähemalt kord kvartalis tasub juhatusel vaadata eelarve täitmist tegevusplaani täitmisega ühiselt – nii märkate kõrvalekaldeid aegsasti ja saate vajadusel plaane korrigeerida.

4. Kas iga kulu kohta on olemas selge põhjendus, dokument ja varukoopia?

Kui mõne aasta pärast pole enam võimalik aru saada, milleks raha kulus, on dokumenteerimises probleem. Kui dokumente hoitakse pilves, veenduge, et on olemas ka toimiv varundamise plaan ja selged ning korrektsed ligipääsuõigused.

5. Kas annetajale on selge ja arusaadav, kuhu tema raha läheb?

Annetuste kogumine ja kasutus peab olema läbipaistev ning täpselt kooskõlas lubatud eesmärgiga. Kas annetuste kasutamise kohta on olemas selge ülevaade, mida vajadusel toetajatele ja avalikkusele esitada?

6. Kas üks inimene saab üksi raha liigutada?

Kui ühingu kontolt saab makseid teha vaid üks inimene ilma teise kinnituseta, on risk kõrge. Rakendage “kahe paari silmade” ehk kahe kinnitaja põhimõtet. Samas mõelge läbi töövoog, et see ei halvaks igapäevaseid operatiivseid makseid (nt summade piir või ajastatus suuremate summade puhul).

7. Kas maksud, lepingud ja hüvitised on korrektselt vormistatud?

Kontrollige üle töövõtu-, käsundus- ja muud lepingud ning maksuarvestus. Veenduge, et lepingute perioodid ja kohustused on ajakohased, vastutajad määratud ning vabatahtlike kulude hüvitamine toimub seaduse piires.

8. Kas keegi sõltumatu vaatab meie rahaasjad üle?

Revident, revisjonikomisjon või väline ekspert võib märgata probleeme, mida igapäevased tegutsejad enam ei pane tähele. Veenduge, et revisjonikomisjoni liikmetel puudub huvide konflikt ning et nende tehtud parendusettepanekuid võetakse juhtimises tegelikult arvesse.

9. Kas majandusaasta aruandlus on aegsasti kontrolli all?

Aruannete esitamine ei tohiks jääda viimase minuti paanikaks. Planeerige aegsasti aruande koostamine, vajalik kontroll või audit ning üldkoosolekul kinnitamine, tagades liikmetele ka piisav aeg eelnevalt materjalidega tutvumiseks.

10. Kas liikmed ja toetajad saavad aru, kuidas ühing oma raha kasutab?

Läbipaistvus tähendab enamat kui seaduse miinimumnõuete täitmist – see on usalduse hoidmine. Arutage läbi, mis tasandil kinnitatakse eelarveid, kuidas jagatakse finantsinfot liikmetele ja avalikkusele ning kas ja millal selgitatakse tegevuste muutumisel või eelnevalt läbirääkimata projektitaotluste esitamisel avatult ka põhjuseid.

Kust leida abi ja lisamaterjale?

Finantsriskide ennetamine ja läbipaistva juhtimise ülesehitamine ei pea toimuma katse-eksituse meetodil. Vabaühenduste Liit on loonud mitmeid praktilisi juhendeid ja raamistikke, mis aitavad ühingu protsesse korrastada:

Protsesside ja eetikaga alustamiseks:

• Vabaühenduste eetikakoodeks – alusdokument avatud, vastutustundliku ja usaldusväärse tegevuse tagamiseks (eriti seoses läbipaistvuse ja raha kasutamisega).
• Organisatsiooni arendamine – organisatsiooni ressursside, tööülesannete jaotamise ja protsesside uuendamise käsiraamat, mis aitab teha eneseanalüüsi ja muudatusi juhtida.

 Annetuste ja toetuste korraldamiseks:

• Annetuste kogumise hea tava – praktilised põhimõtted, kuidas koguda ja kasutada toetajate raha läbipaistvalt ning aruandekohustuslikult.

Soovitus juhatusele: Kui mõne küsimuse puhul ei olnud vastus kohe ja selgelt olemas, pange see järgmise juhatuse koosoleku päevakorda. Võrrelge oma ühingu tänaseid praktikaid Vabaühenduste Liidu heade tavade ja käsiraamatutega. Väikesed sammud sisekontrollis hoiavad ära suured mured tulevikus!

Kui sul tekib mõtteid või küsimusi vabaühenduse rahaasjade korrastamisel, kirjuta katre@heakodanik.ee  

• Artikkel