Gaidide liit jagab kogemusi arhiivi loomisest
Viimased artiklid:
Viimased uudised:
Eesti Gaidide Liit võttis suurelt ette ja korrastas kogu liidu arhiivi. Häid töövõtteid jagati koolitustel ka teiste vabaühendustega, kuid kuna tegu on lahkete inimeste ja heade nõuannetega, pani Annely Ristikivi ka teiste huviliste jaoks kirja Eesti Gaidide Liidu arhiveerimise töögrupi ja Arengutoetajate ühingu kogemused. Kes tahab personaalsemalt läheneda, kirjutab neile: arhiiv@gaidid.ee.
Tahame tagada oma organisatsiooni ajaloo tundmist, võimaldada uutel juhatuse liikmetel, aga ka uurijatel ja huvilistel saada kiirelt ligi Eesti Gaidide Liidu juhtimisotsustele, tegevust iseloomustavatele materjalidele. Soovime täita seadusest tulenevaid kohustusi, olla teadlikud meile kui mittetulundusühingule riigi poolt esitatud ootustest. Nii võtsime ette oma materjalide korrastamise ja arhiveerimise.
Koonda, sorteeri ja korrasta olemasolevad materjalid
Kogu kokku kõik dokumendid, mis on organisatsiooni juhtimises osalenud inimeste kodudes, isiklikes arvutites, andmekandjatel või ühenduse kontoris. Jaga dokumendid nende liigi järgi, näiteks Eesti Gaidide Liidul on põhikirja kohaselt peamised kuus tegevusvaldkonda – programm (sh järguprogramm), koolitus (sh akrediteeritud koolitussüsteem), kommunikatsioon (sh gaidide infoleht), välissuhtlus (sh maailmaorganisatsiooni liikmelisus), majandus ja juhtimine. Organisatsiooni eripärast tulenevalt leidus täiendavalt palju materjale gaiderkogu ning üksuste tegevustest üle Eesti. Eraldi grupi moodustasid liikmete nimekirjad, liikmete isiklikud ja üksuste registreerimislehed, sündmustel osalejate nimekirjad.
Seejärel eristasime materjalid andmekandjate järgi, koostatud trükised ja raamatud leidsid eraldi koha, digitaalsed dokumendid koondasime ühte kausta, kokku tõstsime plaatidel olevad foto- ja videojäädvustused, samuti paberkandjal fotod liikmetest ja sündmustest, eraldi kuhila tekkis muudest materjalidest (nt sündmuste T-särgid, vormiriietus, kuuluvus-, edutamis- ja osalusmärgid). Alustasime korrastamist andmekandja liikide kaupa – alustuseks kõik paberkandjal olevad materjalid, seejärel digitaalsed jne sellises järjekorras, nagu jõud üle käis.
Määra säilitatavate materjalide funktsionaalsus
Mõtle, millised materjalid ja kellele huvi pakuvad ning kuidas oleks võimalik neid kõige lihtsamalt leida. Selge, et üldkoosolekute ja juhatuse koosolekute protokollid võiksid kumbki olla koondatud eraldi kaustadesse. Meil tekkisid arutelud näiteks üksuste nimekirjade ja üksikliikmete edutamiste taotluste osas. Igal aastal esitavad üksused oma liikmete nimekirja – kõik laekunud nimekirjad koos ei anna meile palju infot, küll leidsime, et oluliselt informatiivsem on ühe üksuse nimekirjade ja liikmete edutamiste võrdlemine aastate lõikes. See annab teavet üksuse toimimise ajast, selle liikmete dünaamikast ja tegususest. Nii otsustasime üksuste registreerimislehed ja liikmete edutamistaotlused lisada üksuste materjalide juurde. Samas mingite aastate vahemikus kogutud liikmete isiklikud registreerimislehed otsustasime hävitada kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega, kuna need sisaldasid ka delikaatseid isikuandmeid (nt andmed terviseseisundi kohta) ning me ei suudaks tagada nende andmete õigsust igal järgmisel ajahetkel.
Materjalide säilitustähtaegade määramisel lähtusime projektitoetuslepingutest, seadusest ning eelkõige meie liikmete antud emotsionaalsest tähendusest materjalidele. Viimase puhul hindasime, mida säilitada, ning määravaks sai autorlus. Kindlasti säilitame gaidijuhtide loodud või kokku pandud materjalid, mis on ainukordsed ning suure tõenäosusega säilivadki vaid gaidide arhiivis. Üldjuhul ei säilita oma arhiivis gaidide maailmaorganisatsiooni ega teiste partnerite saadetud infomaterjale, kutseid või juhised. Usume, et saatjaorganisatsioonid arhiveerivad need materjalid ise.
Moodusta loendid
Meil ei ole olnud ega ilmselt tule nii peagi kasutusele digitaalset dokumendihaldussüsteemi, arhiivisobilikke materjale loovad üle paarikümne juhi üle Eesti vabatahtlikena ning kasutades oma isiklikke vahendeid. Nii otsustasime loendite tegemisel kasutada Excelit, suhteliselt kindlat ning enamikesse operatsioonisüsteemidesse kohalduvat formaati.
Dokumentide funktsionaalsusest lähtuvalt moodustasime dokumentide loetelu, milles on 13 kategooriat või sarja, igas 4–16 alakategooriat. Sama loend on aluseks arhiiviloetelu koostamiseks. Kahe loetelu erinevus seisneb nendes sisalduvate dokumentide aktiivsuses, arhiiviloetellu kanname dokumendid, mis on passiivses olekus arhiivis (meie arhiiv sisaldab ka säilitamistähtajaga, mitte ainult tähtajatuid materjale). Dokumentide loetelu on meile pigem juhiseks ning sisaldab vajadusel aktiivseid või poolaktiivseid dokumente ehk neid, mis on hetkel kasutusel või olnud aasta jooksul kasutusel, arhiveerimise ootel. Sellist lisatööd, et hakkame kõiki dokumente igapäevatöös arhiveerima, meie vabatahtlike meeskond tegema ei hakka. Nii ei ole otseselt vajadust püsivalt uuendatud dokumentide loendi järele.
Näidistega saab tutvuda gaidide veebilehelt http://www.gaidid.ee/arhiivi-naidismaterjalid.
Materjalide füüsiline korrastamine
Paberkandjatel materjalide füüsiline korrastamine sisaldas iga paberi ülevaatamist. Kui originaalpaberil olid juba augud registraatorisse panemiseks, kasutasime neid ning paigutasime vastavatesse arhiivikaustadesse. Kui auke ei olnud, siis hindasime nende olukorda, nt 2000ndate alguses loodud materjalid võimaldasid augustamist, ilma dokumendi sisu kahjustamata. 1990ndate alguse pabereid aga ei raatsinud augustada, nende iga lehe vahele asetasime siidipaberi (et tagada nende säilimine) ja asetasime eraldi vastavatesse arhiivikaustadesse. Kõik kaustad asetasime loogiliselt kategoriseeritult kontorisse spetsiaalselt hangitud arhiivikappi.
Dokumentidele, millel puudus piisav informatsioon nende sisust aru saamiseks, ent mille kohta saime varasemalt nendega seotud isikutelt infot, lisasime tavalise hariliku pliiatsiga (Rahvusarhiivi poolt nimetatud grafiitpliiats, nende soovituse kohaselt pehmusega HB, B, 2B või M) paremasse ülemisse nurka vajaliku teabe (nt kuupäev, dokumendi koostaja vms). Lehti nummerdama me aga ei hakanud, küll lugesime nad üle ning lisasime arvu loendisse.
Digitaalsed dokumendid salvestasime kõik pdf-na, et tagada nende sisuline ja välimuslik autentne kättesaadavus ka aastate pärast. Kõik digitaalsed dokumendid koos digitaalsete arhiiviloenditega koondasime ühele mälupulgale.
Igast dokumendist säilitasime vaid ühe eksemplari. Kui sama dokument oli nii digitaalselt kui paberkandjal, siis arvestasime seda, millisena see peamiselt kasutusel oli – kui väljatrükk oli tehtud rohkem iseendale jälgimiseks, siis säilitasime digitaalse vormi, nagu see sihtrühmale edastati. Kui aga digitaalne vorm oli loodud selleks, et see välja trükkida, säilitasime vaid paberkandjal versiooni (näiteks kõikide Gaidide Infolehtede, hilisemate Ristikheinalehtede puhul).
Ebavajalikud materjalid hävitasime, paberkandjal olevad dokumendid purustasime, digitaalsed materjalid koondasime ühte kausta ja kutsusime selleks spetsiaalselt inimese, kes andmed hävitab selliselt, et need ei jää arvutisügavustesse laokile. Hävitatud ainueksemplarid kandsime hävitusaktile loendina. Sellised materjalid, mida saame aga edaspidigi kasutada, nt koolitusmaterjalid, töölehed, tegevuslehed, koondasime liigiti ning paigutasime kontorisse tegevus- ja koolitusmaterjalide juurde, et juhid saaksid neid soovi korral kasutusse võtta.
Taga jätkusuutlikkus
Olete suure töö juba ära teinud. Ära lase materjalidel taas kuhjuda ega sarnast olukorda tekkida. Meie koolitasime oma üksuste juhte, juhatuse liikmeid ja arutasime nendega, mida ja kuidas säilitada, milliseid materjale arhiivi üle anda. Lisaks täpsustasime juhatuse liikmete vabatahtliku-lepinguid, milles kirjeldasime neile ootuse iga aasta lõpu seisuga, ent vähemalt juhatuse liikme tegevuse lõpetades (periood on kaks aastat) anda oma loodud ja koondatud materjalid üle gaidide arhiivi korrastatud kujul. Eriti hea, kui saab kokku leppida, kes organisatsioonis on arhiivi eest vastutav isik ning lisada see ametikirjeldusse.
Algselt plaanisime koostada ka juhise, ent protsessi käigus selgus selle mittevajalikkus, kuna korralik dokumentide loetelu sisaldab piisavalt infot materjalide korrastamiseks arhiivi tarbeks.
Koostasime ka soovitused ja juhised, mida peaks iga loodav, säilitamisele minev dokument sisaldama. Kontrollitagu, et sellel oleks peal õige kuupäev (sh aasta, mida nt kutsete puhul oli sageli unustatud märkida) ja teised andmed, mis võimaldavad selgelt aru saada, miks, kellele ja kelle poolt on dokument loodud. Kui tegu on taotlusega, siis peaks taotluse peale lisama märke, kas ja millal see rahuldati või mitte.
Juhised ja nõuded
Palju abistavaid juhendmaterjale leidub Rahvusarhiivi veebilehel avaldatud juhistes: http://www.ra.ee/et/noustamine-juhised/
Seadusandluses kehtivad mittetulundusühingule spetsiifilistes valdkondades kehtestatud nõuded, sh
- Raamatupidamise seadus, mille kohaselt raamatupidamise alg- jm dokumente tuleb säilitada 7 aastat majandusaasta lõpust, raamatupidamise sise-eeskirja 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist, pikaajalise kohustuse või õigusega seotud dokumente 7 aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.
- Töölepingu seadus, mille kohaselt tuleb töölepinguid säilitada nende kestmise ajal ja 10 aastat töölepingu lõppemisest.
- Töötervishoiu ja tööohutuse seadus, mille kohaselt tuleb töökeskkonna riskianalüüs, tööõnnetuse ja kutsehaigestumise andmed säilitada 55 aastat.
- Isikuandmete kaitse seadus, mille kohaselt tuleb eesmärkide saavutamiseks mittevajalikud isikuandmed viivitamata kustutada või sulgeda, eesmärkide saavutamiseks vajalikud isikuandmed peavad olema õiged ja viimases seisus, mittetäielikud ja ebaõiged isikuandmed tuleb sulgeda ning viivitamata võtta kasutusele vajalikud abinõud nende täiendamiseks ja parandamiseks, ebaõiged andmed säilitada märkusega nende kasutamise aja kohta koos õigete andmetega (puudutas eelkõige MTÜ liikmete- ja osalusnimekirjasid).
Säilitamise tähtaegade määramisel tasub esmalt vaadata üle siduvad kohustused rahastajatega, mis on tavapäraselt kirjeldatud projektitoetuslepingus või selle lisades. Näiteks projekti kestusel mitme majandusaasta jooksul võib pikeneda raamatupidamise seadusest tulenev tavapärane 7 aasta säilitamise nõue, kui kogu projekti dokumentatsiooni tuleb säilitada 7 aastat projekti lõppemisest. Mõnel juhul aga on projekti dokumentatsiooni säilitamise tähtaeg hoopiski erinev – 10 või lausa 25 aastat. Ka projekti dokumentatsioonis sisaldub tegelikult erinevaid dokumente, mistõttu nende üldine säilitamise kohustus võib erineda kogu projekti säilitustähtajast, nt 7-aastase säilitamise kohustuse korral tuleb projekti dokumentatsioonist eristada töölepingud, mida tuleb säilitada 10 aastat või töötervishoiu ja -ohutusega seotud dokumendid, mida säilitada 55 aastat.
Eesti Gaidide Liidu materjalide korrastamine ja arhiivi loomine sai teoks projekti „Ühenduste arhiivid“ raames, mida rahastab EMP toetuste Vabaühenduste Fond Avatud Eesti Fondi vahendusel.
