artikkel

Vältimatud nutirakendused aktiivsele kodanikule

laine
Alari Rammo 15. jaanuar 2018
Foto:
Mitut vabaühendust ja EMSL-is huvikaitset juhtiv Alari Rammo tutvustab oma arvutis, telefonis ja internetis olevaid rakendusi, mis ta töö palju kiiremaks ja tõhusamaks muudavad. Enamik neist on muuseas täiesti kodumaised.

Ühine tekstiloome

Kui teksti on tarvis mitmekesi koostada, parandada, ettepanekuid teha ja kommenteerida, on meili teel solgutamine jube ebaefektiivne. Inimesed tegelevad Wordi failiga eri aegadel, kes kasutab muutuste jälitamist, kes mitte, ja lõpuks tuleb kokku hirmus puder. Google Drive’ile pole mina mugavamat alternatiivi leidnud, veebipõhine Word on lootusetult kohmakas ja Dropbox Paperit pole ma veel proovinud, sest kõik ei kasuta Dropboxi.

Kõik ei kasuta ka Google Drive’i ja mõnes (riigi)asutuses võivad nii see kui ka Dropbox ülepea turvapõhjusil keelatud olla – teinekord täiesti piisav takistus sujuvale kaasamisele ja partnerlusele. Ühise seisukoha väljatöötamiseks ning veel enam üldkoosoleku protokollimiseks ja ühiseks allkirjastamiseks passib hästi CitizenOS.

Kui oled juhatuse liige – palun tee endale telkofirmas mobiil-ID ja nutitelefonis Smart-ID. Ära küsigi, lihtsalt tee. Kui ma pole ise juhatuses ja vajan kiiresti teise inimese allkirja või pangaülekannet, tahan sageli end ja teda kägistada. Küll pole tal käepärast isikutunnistust, küll kaardilugejat, kuhu see pista, või on ta koodid unustanud. Lasteaed, mitte juhatus!

Suhtlus- ja projektijuhtimisvidinatega mul täiuslikku kogemust pole. Eri meeskonnad on eelistanud eri lahendusi, praegu kasutan tööasjadeks aktiivselt nelja: Messenger, Skype, Slack ja Fleep. Kiidetakse veel Wire’t, projektijuhtimiseks Basecampi ja Trellot. Katsetage ja leidke oma kambale sobiv.

Dokumendihaldus

Google Drive ja Dropbox on seni failide sortimiseks ja hoidmiseks täiesti piisavad olnud; n-ö päris dokumendihalduse rakendused, mida kasutab nt riik, on vabaühendusele kaugelt liiga keerulised ja kallid. Vabaühenduste liidus maksame Dropbox Businessi eest ja odav lõbu see pole, aga mugavus kaalub hinna üles. Ka kustutatud faile (nt uus töötaja tegi kord puhta töö, arvates, et toimetab vaid enda arvutis) saab igavesti taastada; kaustade kaupa võib kraami hoida vaid pilves (internetis, noh), et nad su arvuti kettaruumi ei võtaks. Kui on vaja midagi allkirjastada, viitan faili asukohale, mitte ei saada teda meiliga.

Business pakub ruumi 1 TB näkku, ehk siis veel mitu aastat mahub ka kogu meie foto- ja videoarhiiv Dropboxi ära. Sealt edasi tuleks ilmselt arhiivi tarvis Amazoni teenuste poole vaadata. Välised kõvakettad ei ole kindlasti kestlik lahendus, ammugi millegi plaatidel hoidmine, sest varem või hiljem hävivad need koos andmetega.

Kõik Google Drive’is olevad failid on mul sünkroniseeritud ka arvutisse, kus tundub neid veebist pisut mugavam hallata, vähemalt MacBookis. Drive’i kataloog arvutis asub omakorda Dropboxi kaustas, ehk andmed on niimoodi topelt kahte pilve varundatud. Või tripelt, sest arvuti teeb kõigest endas korra tunnis ka välisele kõvakettale varukoopia – kodus laua peal asuvale ühe, kontoris üle traadita võrgu teise. E-post, kalender, fotod, kontaktid, märkmed ja paroolid asuvad nagunii (Apple’i) serveris, mitte üksnes minu arvutis, nii et mistahes rikete, varguste või arvutivahetustega pole mul aastaid enam vähimatki kaotsi läinud.

Raamatupidamine

Deebet-kreedit pole enam tädide võlumaa ja -keel, vaid kõigis endaga seotud ühingutes kasutan ma veebipõhiseid, mugavaid ja soodsaid lahendusi, nagu SmartAccounts ja riigi loodud e-arveldaja. Saan koostada ise müügiarveid, vaadata igal ajal väljavõtteid projektidest või ühingu üldisest seisust ega pea muudkui raamatupidajat tülitama. Või teengi kogu raamatupidamise ise, mis põhitõdesid teades ei ole väiksemas organisatsioonis raketikirurgia.

Kui mul on siiski raamatupidaja, ei käi ta kontoris arvete järel, vaid ma laadin arvefaili või digiallkirjastatud kuluaruande temaga jagatud Dropboxi kausta ja vupsti ongi kõik tema arvutis. Nõnda teab ta ka, et üleslaaditu võib läbi ja üle kanda. Mis projekti kuluga on tegu, kirjutan faili nimesse. Kui raamatupidajal pole õigust ülekandeid teha, toimib kõige elegantsemalt LHV mobiilirakendus, mis kinnitamist ootavatest maksetest hetkega mulle teada annab.

Kolmas, aga rohkem kassale ja laole keskendunud ERPLY Books teatas sügisel täisautomaatsest ühilduvusest Swedbankiga, teised nõuavad veel natuke käsitööd, võimaldades hulga maksekorraldusi korraga eksportida ja panka üles laadida – jääb ära andmete topeltsisestamine.

Samuti saab pangaväljavõtted raamatupidamisse tõmmata ja paari klõpsu abil õigete kontodega siduda, et see on nüüd laekunud ja too tasutud. Suhtlus maksuametiga käib paljus ka veel xml-failide üles-allalaadimise kaudu, aga e-arveldaja kupatab deklaratsioonid ühe klõpsuga ise e-maksuametisse, kus neid tuleb praegu küll veel käsitsi kinnitamas käia.

E-arved ja tšekid

Eraldi peatükki väärivad tänavu üha laiemat kasutust leidvad e-arved, mis pole PDF- või muus formaadis inimsilmale äratuntavad, vaid n-ö masinloetavad, ehk andmed liiguvad otse raamatupidamisprogrammide vahel. Mina saan vaid teavituse, et niisugune arve saabus, ja ütlen vajadusel raamatupidajale, mis projekti kulu see on. Muud andmed on kõik juba ise õiges kohas ja raamatupidajal sisestamistööd vähem.

Kaardiga või sulas tasutud kviitungid laen üles www.tsekk.ee, kus need digiteeritakse ja saadetakse samuti e-arvena minu raamatupidamistarkvarasse. Varem nii pühaks peetud originaali viskan lihtsalt paberikorvi, sest originaal kui selline ei tähenda enam vähimatki ja digitaalne raamatupidamine on ka juriidiliselt täiesti koššer. Termopaberil kviitungist tuleks nagunii koopia või skann teha, et ta seitse aastat säiliks, aga jätkuvalt kehtib loll kohustus tšekile saaja nimi ja aadress kirjutada. Osavamad teevad sedagi ekraanil, mitte pastakaga enne skannimist.

Tsekk.ee pole veel ehk kõige ilusam ja mugavam, aga ajab väikese raha eest asja ära neil, kes käsitsi andmeid ümber toksida ei viitsi. Sarnast teenust pakkuvat ka e-arveid vahendav Omniva, aga nagu postifirma e-teenustega ikka, kipuvad nad kasutamatud olema. Kui ma tšeki täielikku digiteerimist ei soovi, teen sellest lihtsalt pildi ja laen Dropboxi telefoniäpi abil paari nupuvajutusega õigesse kausta, varem kasutasin selleks Camscanneri rakendust.

Ajahaldus

Ei ole ükski käsiraamat või koolitus suutnud mind panna oma aega paremini haldama, korraga kõige rohkem kaht asja tegema või paremini magama. Ikka reageerid uuele e-kirjale, küsimusele organisatsiooni Facebooki-vestluses või vastusele Twitteris. Küll aga olen mitu aastat kasutanud taimerit Toggl, mille löön käima ja kinni nagu malekella, iga tööalast tegevust alustades ja lõpetades.

Nii näen vähemalt tagantjärele, kuhu aeg kadus, palju ma päevas kokku kasulikku tööd teen, on seda vähe või palju ja kus koormus ebamõistlikuks muutub – võrreldes vastu saadava rõõmu või rahaga. Iga vestlust kööginurgas või meilide lugemist ei saa alati kindla projekti alla kirjutada, aga suurusjärgud annab Toggl kätte.

Reisimine

Armastatud ja vihatud Airbnb ning Uber on juba aastaid mu teenusepakkujad ka töölähetustel, samuti kõigi lennufirmade ja jaamade rakendused, et ma jama korral leiaks kiiresti õige tänava, värava või rongi. Paljudes linnades saab ühistranspordis mobiiliga maksta, linnarattaid rentida ja muud mugavat. Natuke tuleb lihtsalt ette valmistada ja kohalikud rakendused enne ära tõmmata, vajadusel krediitkaardi andmed sisestada jmt.

Ja – olgu Ansip tänatud – Euroopa Liidus ei maksa me rändlusel enam midagi lisaks! Sul peab küll õige pakett olema ja andmemaht võib piiratud olla, aga Skandinaavias ja Baltikumis pole sageli viimastki. Nii et kasutage julgelt navirakendusi, sest eksimised ja hilinemised on ju niivõrd frustreerivad, nagu on veits piinlik ka higiselt koosolekule jõuda. Jalgsi ja ühistranspordis kasutan ise Google Mapsi, autoga Waze’i. Mõlemal on suuremates riikides muide palju rohkem funktsioone kui Eestis.

Väljaspool Euroopa Liitu oleme vaestena andmeside mõttes muidugi pimedad nagu mutipojad, aga uuri oma telko võimalusi – mõnel firmal on näiteks USA-s või Venemaal nädalased spetspaketid kümneid kordi odavamad mahupõhisest tarbimisest. Või soeta kohalik SIM-kaart. Ja veel hangi õhuke, ent võimas akupank, sest patareid ei jõua elule ikka veel kuidagi järele.

Huvikaitse

Viimane, ent mitte tähtsusetuim – mu tööriistad huvikaitses on üsna vanakoolikad. Esimene ja olulisim neist ei ole kindlasti digipookstavitega kirja saatmine, rahvaalgatus.ee-s petitsiooni loomine või Facebooki grupi tegemine, vaid otsustajatega rahulikult näost näkku rääkimine. Kohtumise saab lausa lauatelefoniga kokku leppida, pole mingeid rakendusi vajagi.

Veidi digitaalsemad on meiliteavitused: valitsuse eelnõude infosüsteemist kõigest kooskõlastusele esitatust ning Riigi Teatajalt just mind huvitavate õigusaktide muudatustest, kui varem need maha magasin.

Raamatupidamis- ja maksuinfo portaali www.rmp.ee nädalakirjast saan häid kokkuvõtteid seadusemuudatustest. Ning kui ma millestki paremini aru tahan saada, siis ma ei lähe Youtube’i, vaid … kuulan raadiot. Võrratu mobiilirakendus Overcast aitab mul trammis ja trennis kiirkuulata kolme Kuku raadio taskuhäälingut: “Maksumaksja”, “Õigus ja õiglus” ning “Digitund”. Igal nädalal tõlgitakse neis inimkeelde maksuasjad, riigivalitsemine ja muidugi infotehnoloogia.