artikkel

Kuidas pidada üldkoosolekut eriolukorras?

laine
19. märts 2020
Foto:

MTÜdel ei näe seadus veel ette elektrooniliste koosolekute korraldamist, ent loominguliselt lähenedes on mõned võimalused. Samas ei juhtu midagi hirmsat, kui teil jäävad nt juhatuse volitused pikendamata või aastaaruanne heakskiitmata.

Seadus ise on muutmisel, aga mitte kiirkorras, sest hetkel ei tundu nii paanilist vajadust – ehk mais-juunis võib ikka kohtuda jälle.

Järgnevad lahendused ei ole lõpuni seaduslikud, ent pakuvad lahendusi, kus kellegi huvid ei saa kahjustatud. Eelduseks on hea suhtlus liikmetega ja selgitamine, miks meil on vaja just nii teha segasel ajal! 

Koosolek koosolekuta

Seadus on range: füüsilise koosolekuta on alternatiiviks vaid kirjalik hääletus, mis tähendab, et otsuse poolt-allkirja peavad andma kõik liikmed. Lootusetu, enamasti. On arvamusi, et kui põhikiri lubab elektroonilist hääletamist, on see ok, aga registriametnik võib olla teisel arvamusel.

Samas, äriregister ei näe, kas te olite ühes ruumis või mitte, loeb vaid see, et korrektne paistaks protokoll ja allkirjaleht. Nii saate tegelikult pidada koosoleku ka elektroonselt, kui märgite koosoleku asukohaks nt oma kontori ja saate protokollile/allkirjalehele piisava hulga MTÜ liikmete allkirju. Minimaalselt nii palju, kui on teil kvooruminõue, eriti lihtne oleks digiallkirjadega.

Tehnilisi lahendusi:

  • Citizen OS võimaldab nii elektrooniliselt koosolekut pidada kui ka protokoll kõigil digiallkirjastada.
  • Docobit on lubanud märtsi lõpuni failide piiramatut tasuta digiallkirjastamist!

Seaduse silmis pisut selgem alternatiiv on kutsuda koosolek tavakorras kokku, aga teha minimaalne arv volitusi nt kahe inimese nimele, kes siis koosoleku protokolli vormistavad.

Allkirjalehed või digiallkirjad tuleb tavamoel Ettevõtjaportaalis üles laadida või Rakverre postitada. Kas osad allkirjad võivad olla digi ja osad paberil? Juriidilist takistust ei tohiks olla, registri jaoks on see küll pigem ebatavaline praktika.

Juhatuse liikme volituste pikendamine

Kel lõpevad eriolukorra ajal juhatuse liikme volitused, ei ole tegelikult uues kriisis. Praktikas ei juhtu eriti midagi, vana juhatus tegutseb ikka edasi, oma kohustuste ja vastutusega. Volitusi vaatavad registrist ehk vaid pangad ja notarid, juriidilist väge sel registri kuupäeval ei ole.

Võite ka pakkuda liikmetele välja pikendada senise juhatuse volitusi nt 6 kuuks, mil ei pea tegema kohe valimisi ega arutelugi. Kui liialt ei muretse, saate üldkoosoleku teha siiski hiljem ja volitusi tagasiulatuvalt värskendada.

Majandusaasta aruande heakskiitimine

Ettevõtjaportaal ei kontrolli, kas aruanne on üldkoosolekult läbi käinud, nii et kui koosolek nihkub, saab vaid ühe juhatuse liikme allkirjaga aruande ära esitada, et mitte võlglaseks jääda (võib tekitada tulevikus probleeme). Heaks kiidate tagantjärele.

Võimaluste risk on, et mõni liige hakkab jaurama, et see ja teine pole seaduslik. Automaatselt tühised need otsused siiski poleks, vaid selle tuvastamiseks peaks jauraja minema kohtusse.

Küsimused alari@heakodanik.ee